إذا كنت ترغب في معرفة كيفية كتابة تقرير الأعمال باللغة الإنجليزية ، فاتبع هذه النصائح واستخدم مثال التقرير كقالب يستند إليه تقرير عملك الخاص. بادئ ذي بدء ، تقدم تقارير الأعمال معلومات مهمة للإدارة في الوقت المناسب والواقعية. متعلمي اللغة الإنجليزية تحتاج كتابة تقارير الأعمال إلى التأكد من أن اللغة دقيقة وموجزة. يجب أن يقدم أسلوب الكتابة المستخدم لتقارير الأعمال معلومات دون آراء قوية ، بل بشكل مباشر ودقيق قدر الإمكان. ربط اللغة يجب استخدامها لربط الأفكار والأقسام من تقرير الأعمال. يقدم تقرير الأعمال هذا المثال الأساسيات الأربعة التي يجب أن يتضمنها كل تقرير عمل:
- الاختصاصات
تشير الاختصاصات إلى الشروط التي كُتب عليها تقرير الأعمال.
- إجراء
يصف الإجراء الطريقة التي تم استخدامها لجمع البيانات للتقرير.
- الموجودات
تصف النتائج البيانات أو المعلومات المهمة الأخرى التي أنتجها التقرير.
- الاستنتاجات
يتم استخلاص النتائج على النتائج التي توفر أسباب التوصيات.
- التوصيات
والتوصيات هي اقتراحات محددة قدمت بناء على استنتاجات التقرير.
اقرأ تقرير الأعمال المثال القصير واتبع النصائح أدناه. يمكن للمعلمين طباعة هذه الأمثلة لاستخدامها في الفصل في الدروس باستخدام الصوت استراتيجيات تعليم الكتابة.
التقارير: تقرير مثال
الاختصاصات
طلبت مارغريت أندرسون ، مديرة شؤون الموظفين ، هذا التقرير عن الرضا عن مزايا الموظفين. وكان من المقرر تقديم التقرير لها بحلول 28 يونيو / حزيران.
إجراء
تمت مقابلة اختيار تمثيلي لـ 15 ٪ من جميع الموظفين في الفترة بين 1 أبريل و 15 أبريل بشأن:
- الرضا العام عن حزمة المزايا الحالية لدينا
- واجهت مشاكل عند التعامل مع قسم شؤون الموظفين
- اقتراحات لتحسين سياسات الاتصال
- واجهت مشاكل عند التعامل مع صندوق المرضى لدينا
الموجودات
- كان الموظفون راضين بشكل عام عن حزمة المزايا الحالية.
- تمت مواجهة بعض المشكلات عند طلب الإجازة بسبب ما يُنظر إليه على أنه فترات انتظار طويلة للموافقة.
- كان لدى كبار السن من الموظفين مرارًا وتكرارًا مشاكل في إجراءات أدوية HMO الطبية.
- أبلغ الموظفون الذين تتراوح أعمارهم بين 22 و 30 عامًا عن بعض المشكلات مع صندوق المرضى.
- يشكو معظم الموظفين من عدم وجود تأمين على الأسنان في حزمة المزايا الخاصة بنا.
- كان الاقتراح الأكثر شيوعًا للتحسين هو القدرة على معالجة طلبات الفوائد عبر الإنترنت.
الاستنتاجات
- يواجه الموظفون الأكبر سنًا ، أولئك الذين تزيد أعمارهم عن 50 عامًا ، مشكلات خطيرة في قدرة صندوق المرضى على توفير العقاقير الطبية.
- يحتاج نظام طلب المزايا الخاص بنا إلى المراجعة حيث أن معظم الشكاوى تتعلق بالتجهيز الداخلي.
- يجب إجراء التحسينات في وقت استجابة إدارة شؤون الموظفين.
- ينبغي النظر في تحسينات تكنولوجيا المعلومات عندما يصبح الموظفون أكثر ذكاءً من الناحية التكنولوجية.
التوصيات
- يجتمع مع ممثلي HMO لمناقشة الطبيعة الخطيرة للشكاوى المتعلقة بفوائد الأدوية الموصوفة للموظفين كبار السن.
- امنح الأولوية لوقت الاستجابة لطلب الإجازة حيث يحتاج الموظفون إلى موافقة أسرع حتى يتمكنوا من التخطيط لإجازاتهم.
- لا تتخذ أي إجراءات خاصة لمجموعة مزايا الموظفين الأصغر سنا.
- ناقش إمكانية إضافة نظام طلبات المزايا عبر الإنترنت إلى إنترانت شركتنا.
نقاط مهمة يجب تذكرها
- ينقسم التقرير إلى أربعة مجالات:
- الاختصاصات- يقدم هذا القسم معلومات أساسية عن سبب التقرير. وعادة ما يشمل الشخص الذي يطلب التقرير.
- إجراء- يوفر الإجراء الخطوات الدقيقة المتخذة والطرق المستخدمة للتقرير.
- الموجودات- تشير النتائج إلى اكتشافات تمت خلال التحقيق في التقرير.
- الاستنتاجات- تقدم الاستنتاجات استنتاجات منطقية على أساس النتائج.
- التوصيات- تنص التوصيات على الإجراءات التي يرى كاتب التقرير ضرورة اتخاذها بناءً على النتائج والاستنتاجات.
- يجب أن تكون التقارير موجزة وواقعية. ترد الآراء في قسم "الاستنتاجات". ومع ذلك ، ينبغي أن تستند هذه الآراء إلى الحقائق المقدمة في "النتائج".
- استعمال أزمنة بسيطة (عادة الحاضر بسيط) للتعبير عن الحقائق.
- استخدم ال صيغة الأمر (ناقش إمكانية... ، أعط أولوية... ، إلخ) في قسم "التوصيات" حيث تنطبق هذه على الشركة ككل.
استمر في التعرف على أنواع أخرى من مستندات الأعمال باستخدام هذه الموارد:
المذكرات
البريد الإلكتروني
مقدمة لكتابة خطط الأعمال
تتم كتابة مذكرات الأعمال إلى مكتب كامل. عند كتابة المذكرات التجارية ، تأكد من وضع علامة واضحة على من تستهدف المذكرة ، وسبب كتابة المذكرة ومن يكتب المذكرة. تميل المذكرات إلى إبلاغ الزملاء بالتغييرات الإجرائية والمكتبية التي تنطبق على مجموعة كبيرة من الأشخاص. غالبًا ما يقدمون تعليمات باستخدام الصوت الحتمي. في ما يلي مثال على مذكرة تتضمن نقاط متابعة هامة لاستخدامها عند كتابة الأعمال المذكرات باللغة الإنجليزية.
مذكرة مثال
من: الإدارة
إلى: موظفي المبيعات في المنطقة الشمالية الغربية
إعادة: نظام إعداد التقارير الشهرية الجديد
نود مراجعة بعض التغييرات في نظام إعداد تقارير المبيعات الشهرية الجديد الذي ناقشناه في الاجتماع الخاص يوم الاثنين. بادئ ذي بدء ، نود مرة أخرى التأكيد على أن هذا النظام الجديد سيوفر لك الكثير من الوقت عند الإبلاغ عن المبيعات المستقبلية. نحن نتفهم أن لديك مخاوف بشأن مقدار الوقت الذي سيكون مطلوبًا في البداية لإدخال بيانات العميل. على الرغم من هذا الجهد الأولي ، نحن واثقون من أنك ستستمتع جميعًا قريبًا بفوائد هذا النظام الجديد.
فيما يلي نظرة على الإجراء الذي ستحتاج إلى اتباعه لإكمال قائمة عملاء منطقتك:
- قم بتسجيل الدخول إلى موقع الشركة على الويب http://www.picklesandmore.com
- أدخل معرف المستخدم وكلمة المرور. ستصدر هذه الأسبوع المقبل.
- بمجرد تسجيل الدخول ، انقر فوق "عميل جديد".
- أدخل معلومات العميل المناسبة.
- كرر الخطوتين 3 و 4 حتى تدخل جميع عملائك.
- بمجرد إدخال هذه المعلومات ، حدد "تقديم الطلب".
- اختر العميل من القائمة المنسدلة "العملاء".
- اختر المنتجات من القائمة المنسدلة "المنتجات".
- اختر مواصفات الشحن من القائمة المنسدلة "الشحن".
- انقر على زر "أمر العملية".
كما ترى ، بمجرد إدخال معلومات العميل المناسبة ، لن تتطلب معالجة الطلبات أي أوراق من جانبك.
شكرا لكم جميعا على مساعدتكم في وضع هذا النظام الجديد في مكانه.
تحياتي الحارة،
إدارة
نقاط مهمة يجب تذكرها
- استخدم الهيكل التالي لبدء مذكرة:مذكرة
من: (الشخص أو المجموعة التي ترسل المذكرة)
إلى: (الشخص أو المجموعة التي وجهت إليها المذكرة)
إعادة: (موضوع المذكرة ، يجب أن يكون هذا في بالخط العريض) - يمكن استخدام مصطلح "مذكرة" بدلاً من "مذكرة".
- المذكرة بشكل عام ليست رسمية كما هو مكتوب رسالة. ومع ذلك ، فمن المؤكد أنها ليست غير رسمية كرسالة شخصية.
- إن نبرة المذكرة ودية بشكل عام لأنها اتصال بين الزملاء.
- اجعل المذكرة موجزة ومباشرة.
- إذا لزم الأمر ، قدم سبب المذكرة مع فقرة قصيرة.
- استخدم النقاط لتوضيح أهم الخطوات في العملية.
- استخدم شكراً قصيراً لإنهاء المذكرة. لا يجب أن يكون هذا رسميًا كما هو الحال في رسالة مكتوبة.
التقارير
المذكرات
البريد الإلكتروني
مقدمة لكتابة خطط الأعمال
لمعرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني للنشاط التجاري ، تذكر ما يلي: رسائل البريد الإلكتروني للنشاط التجاري بشكل عام أقل رسمية من رسائل عمل. تكون رسائل البريد الإلكتروني للأعمال المكتوبة إلى الزملاء بشكل عام مباشرة وتطلب اتخاذ إجراءات محددة. من المهم أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بعملك قصيرة ، فكلما كان الرد على رسالة بريد إلكتروني أسهل ، زادت احتمالية رد جهة اتصال الأعمال بسرعة.
مثال 1: رسمي
يوضح المثال الأول كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي للنشاط التجاري. لاحظ "الترحيب" الأقل رسمية في التحية مع أسلوب أكثر رسمية في البريد الإلكتروني الفعلي.
مرحبا،
قرأت على موقع الويب الخاص بك أنك تقدم نسخًا على قرص مضغوط موسيقي لكميات كبيرة من الأقراص المضغوطة. أود الاستفسار عن الإجراءات المتبعة في هذه الخدمات. هل يتم نقل الملفات عبر الإنترنت ، أم أن العناوين مرسلة إليك عن طريق قرص مضغوط بالبريد العادي؟ كم من الوقت يستغرق إنتاج 500 نسخة تقريبًا؟ هل هناك أي خصومات على هذه الكمية الكبيرة؟
شكرا لك على الوقت الذي تستغرقه للإجابة على أسئلتي. وإنني أتطلع إلى ردكم.
جاك فينلي
مدير المبيعات بشركة Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498
مثال 2: غير رسمي
يوضح المثال الثاني كيفية كتابة بريد إلكتروني غير رسمي. لاحظ نغمة المحادثة عبر البريد الإلكتروني. يبدو الأمر كما لو أن الكاتب كان يتحدث عبر الهاتف.
في الساعة 16.22 01/07 +0000 كتبت:
> سمعت أنك تعمل على حساب سميث. إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات فلا تتردد في الاتصال بي.
اهلا توم،
اسمع ، نحن نعمل على حساب سميث وكنت أتساءل عما إذا كان بإمكانك مساعدتي؟ أحتاج إلى بعض المعلومات الداخلية عن التطورات الأخيرة هناك. هل تعتقد أنه يمكنك نقل أي معلومات قد تكون لديك؟
شكر
نفذ
بيتر تومبسن
مدير الحسابات ، المحاسبة ثلاثية الدولة
(698) 345 - 7843
مثال 3: غير رسمي للغاية
في المثال الثالث ، يمكنك رؤية بريد إلكتروني غير رسمي يشبه إلى حد كبير الرسائل النصية. استخدم هذا النوع من البريد الإلكتروني فقط مع الزملاء الذين تربطك بهم علاقة عمل وثيقة.
في 11.22 01/12 +0000 ، كتبت:
> أود اقتراح شركة استشارية.
ماذا عن سميث وأولاده؟
كيلوبايت
نقاط مهمة يجب تذكرها
- البريد الإلكتروني أقل رسمية من رسالة مكتوبة. عادة ما تكون رسائل البريد الإلكتروني قصيرة وموجزة.
- إذا كنت تكتب لشخص لا تعرفه ، فإن "مرحبًا" بسيطًا يكفي. باستخدام تحية مثل "عزيزي السيد سميث" رسمي للغاية.
- عند الكتابة إلى شخص تعرفه جيدًا ، لا تتردد في الكتابة كما لو كنت تتحدث إليه.
- استخدم أشكال الأفعال المختصرة (إنه ، نحن ، كان ، إلخ.)
- قم بتضمين رقم هاتف لتوقيع البريد الإلكتروني. سيعطي هذا المتلقي فرصة الاتصال إذا لزم الأمر.
- ليس من الضروري تضمين عنوان بريدك الإلكتروني حيث يمكن للمستلم فقط الرد على البريد الإلكتروني.
- عند الرد ، قم بإزالة جميع المعلومات غير الضرورية. اترك فقط أقسام النص المتعلقة بردك. سيوفر ذلك وقت القارئ عند قراءة بريدك الإلكتروني.
التقارير
المذكرات
البريد الإلكتروني
مقدمة لكتابة خطط الأعمال