يعد الاتصال الهاتفي جزءًا مهمًا من ممارسة الأعمال التجارية باللغة الإنجليزية. المحادثات الهاتفية ، وخاصة الأعمال محادثات هاتفية، اتبع أنماط معينة:
- يجيب أحدهم على الهاتف ويسأل عما إذا كان بإمكانه المساعدة.
- يقدم المتصل طلبًا - إما أن يكون متصلاً بشخص ما أو للحصول على معلومات.
- المتصل متصل أو يعطى معلومات أو يخبر أنه ليس في المكتب في الوقت الحالي.
- إذا لم يكن الشخص المطلوب في المكتب ، يُطلب من المتصل القيام بذلك اترك رسالة.
- يترك المتصل رسالة أو يطرح أسئلة أخرى.
- تنتهي المكالمة الهاتفية.
بالطبع ، لا تتبع جميع المحادثات الهاتفية التجارية هذا المخطط الصارم. ولكن هذا هو المخطط الأساسي لمعظم المحادثات الهاتفية التجارية ، وخاصة تلك التي أجريت لطلب معلومات أو اسال للتوضيح.
مثال محادثة هاتفية تجارية: لعب الأدوار
يمكن استخدام محادثة الأعمال الهاتفية التالية كـ دور اللعب في الصف لتقديم عدد من العبارات القياسية ل ممارسة الهاتف باللغة الإنجليزية.
السيدة أندرسون (مندوبة مبيعات المجوهرات والأشياء): حلقة حلقة... حلقة حلقة... حلقة حلقة ...
السيد سميث (سكرتير): مرحبًا Diamonds Galore ، هذا بيتر يتحدث. كيف يمكنني مساعدتك اليوم؟
السيدة أندرسون: نعم ، هذا هو اتصال السيدة جانيس أندرسون. هل لي أن أتحدث إلى السيد فرانكس من فضلك؟
السيد سميث: أخشى أن السيد فرانكس خارج المكتب في الوقت الحالي. هل تريد مني أن أتلقى رسالة؟
السيدة أندرسون: أوم... في الواقع ، هذه المكالمة عاجلة نوعًا ما. تحدثنا أمس عن مشكلة التسليم التي ذكرها السيد فرانكس. هل ترك أي معلومات معك؟
السيد سميث: في الواقع ، لقد فعل. قال إن ممثلاً من شركتك ربما يتصل. كما طلب مني أن أطرح عليك بعض الأسئلة ...
السيدة أندرسون: رائع ، أود أن أرى حل هذه المشكلة في أسرع وقت ممكن.
السيد سميث: حسنًا ، لم نتلق شحنة الأقراط التي كان من المفترض أن تصل يوم الثلاثاء الماضي.
السيدة أندرسون: نعم ، أنا آسف للغاية لذلك. في غضون ذلك ، تحدثت مع قسم التوصيل وأكدوا لي أنه سيتم تسليم الأقراط بحلول صباح الغد.
السيد سميث: ممتاز ، أنا متأكد من أن السيد فرانكس سيكون سعيدًا لسماع ذلك.
السيدة أندرسون: نعم ، تأخرت الشحنة من فرنسا. لم نتمكن من إرساله حتى صباح اليوم.
السيد سميث: أنا أرى. أراد السيد فرانكس أيضًا تحديد موعد اجتماع معك في وقت لاحق من هذا الأسبوع.
السيدة أندرسون: بالتأكيد ماذا يفعل بعد ظهر الخميس؟
السيد سميث: أخشى أنه سيلتقي ببعض العملاء خارج المدينة. ماذا عن صباح الخميس؟
السيدة أندرسون: للأسف ، أرى شخصًا آخر صباح الخميس. هل يفعل أي شيء صباح الجمعة؟
السيد سميث: لا ، يبدو أنه حر إذاً.
السيدة أندرسون:رائع ، هل يجب أن آتي في الساعة 9؟
السيد سميث:حسنًا ، عادةً ما يعقد اجتماعًا للموظفين في الساعة 9. تستمر فقط لمدة نصف ساعة أو نحو ذلك. ماذا عن 10؟
السيدة أندرسون: نعم ، سيكون 10 رائعًا.
السيد سميث: حسنًا ، سأحدد ذلك. السيدة أندرسون في العاشرة صباح الجمعة... هل هناك أي شيء آخر يمكنني مساعدتك به؟
السيدة أندرسون: لا ، أعتقد أن هذا كل شيء. شكرا لك على مساعدتك... وداعا.
السيد سميث: وداعا.
ملخص قصير للمحادثة الهاتفية
راجع معرفتك من خلال ملء الفجوات بالكلمات والعبارات أدناه لإكمال ملخص المحادثة.
اتصلت السيدة أندرسون بـ Diamonds Galore إلى _____ مع السيد فرانكس. السيد فرانكس ليس في المكتب ، لكن السكرتير هنري سميث ، يتحدث إلى السيدة أندرسون حول مشكلة _____ مع بعض الأقراط. لم تتوافر الأقراط بعد _____ في Diamonds Galore. تخبر السيدة أندرسون بيتر أن هناك مشكلة في _____ من فرنسا ، ولكن يجب أن تصل الأقراط صباح الغد.
بعد ذلك ، _____ لقاء بين السيدة أندرسون والسيد فرانكس. السيد فرانكس غير قادر على _____ مع السيدة أندرسون يوم الخميس لأنه _____. قرروا أخيرًا صباح يوم الجمعة في الساعة العاشرة بعد _____ التي يعقدها السيد أوين عادة في صباح يوم الجمعة.
الإجابات
الكلام ، التسليم / الشحن ، وصل ، الشحن / التسليم ، الجدول الزمني ، الاجتماع ، مشغول ، اجتماع الموظفين
- كيف يمكنني المساعدة: هذه عبارة رسمية تستخدم لإظهار الأدب. يعني "هل يمكنني مساعدتك؟"
- الاتصال: الاتصال الهاتفي
- خارج المكتب: ليس في المكتب
- خذ رسالة: لكتابة رسالة من المتصل
- العاجلة: مهم جدا
- توصيل: إحضار البضائع إلى العميل
- المذكورة: قال
- تم الحل: العناية ب
- باسرع ما يمكن: بأسرع طريقة ، في أسرع وقت ممكن
- شحنة: تسليم البضائع إلى العميل
- أكد: يقين أن شيئًا ما حقيقي أو سيحدث
- مسرور: سعيدة
- تأخر: عدم القدرة على فعل شيء في الوقت المحدد
- يشبه: يبدو
- اجتماع الموظفين: اجتماع للموظفين
- يستمر: يستغرق وقتا طويلا
- جدول: تحديد موعد في المستقبل
إشارات الممارسة للعب الأدوار
استخدم هذه الإشارات والأدوار والسيناريوهات لإنشاء تمارين لعب أدوار بمفردك لتعزيز مهارات الاتصال للمساعدة في التواصل في مكان العمل.
جديلة لعب الأدوار 1
يوحنا
تود التحدث إلى كيفن في FunStuff Brothers ، وهي شركة لصناعة الألعاب. أنت تعيد مكالمة مبيعاته لأنك مهتم بمنتجات الشركة.
كيت
أنت موظف الاستقبال في FunStuff Brothers ، حاول تحويل المكالمة إلى Kevin ، ولكن تلقى رسالة عندما تكتشف أن Kevin لا يمكنه تلقي المكالمة.
جديلة لعب الأدوار 2
إستل
أنت تتصل به جدولة اجتماع مع رئيس قسم شؤون الموظفين. قد ترغب في الاجتماع صباح يوم الثلاثاء ولكن يمكنك الحضور يومي الخميس والجمعة أيضًا.
بوب
يمكنك تحديد موعد اجتماع في نهاية الأسبوع المقبل ، ولكنك ستكون خارج المكتب حتى صباح الخميس.