الكتابة التجارية: رسائل المطالبة

خطاب مطالبة أ مقنعرسالة مرسلة من قبل العميل إلى شركة أو وكالة لتحديد مشكلة مع منتج أو خدمة ويمكن الإشارة إليها أيضًا برسالة شكوى.

عادة ، يفتح خطاب المطالبة (وأغلق في بعض الأحيان) مع طلب تعديلات ، مثل رد الأموال ، الاستبدال ، أو الدفع مقابل الأضرار ، على الرغم من فقرة افتتاحية ودية حول المعاملة أو المنتج يفضل.

كطريقة كتابة الاعمال، يتم إرسال خطابات المطالبة كشكل من أشكال الاتصالات الملزمة قانونًا والتي يمكن أن تكون بمثابة دليل إذا تم تقديم المطالبة إلى المحكمة. في معظم الحالات ، لا تكون المثول أمام المحكمة مطلوبة لأن المتلقي التجاري يقوم عادة بصياغة رد على شكل خطاب التكيف، الذي يحل المطالبة.

يتفق معظم المتخصصين في الأعمال والعلماء على أن خطاب المطالبة الأساسي يجب أن يتضمن أربعة عناصر أساسية: شرح واضح للشكوى ، وشرح ما الصراع الذي سببه هذا أو الخسائر التي تكبدته بسببه ، نداء إلى الصدق والنزاهة ، وبيانًا لما قد تعتبره تعديلًا عادلًا في إرجاع.

الدقة في التفسير محورية لتسوية المطالبة بسرعة وفعالية ، لذلك يجب على كاتب المطالبة تقديم تفاصيل أكبر حول عيب المنتج أو الخطأ في الخدمة المستلم ، بما في ذلك التاريخ والوقت ، والمبلغ هو التكلفة وإيصال الاستلام أو رقم الطلب ، وأي تفاصيل أخرى تساعد في تحديد ما حدث بالضبط خطأ.

إن الإزعاج الذي تسبب فيه هذا الخطأ والنداء لإنسانية القارئ وتعاطفه لهما نفس الأهمية في الحصول على ما يريده الكاتب للخروج من الإدعاء. وهذا يوفر الدافع للقارئ للعمل على طلب الكاتب على الفور من أجل تصحيح الوضع والحفاظ على العميل كعميل.

كـ R.C. كتب كريشنا موهان في "المراسلات التجارية وكتابة التقارير" من أجل "تأمين سريعة و استجابة مرضية ، عادة ما يتم كتابة خطاب المطالبة إلى رئيس الوحدة أو الإدارة المسؤولة عن خطأ."

يجب أن تبقى نغمة الرسالة على الأقل على مستوى الأعمال غير الرسمية ، إن لم يكن الأعمال الرسمية ، من أجل الحفاظ على الاحتراف في الطلب. علاوة على ذلك ، يجب على الكاتب أن يبت في الشكوى بافتراض أن الطلب سيقبل عند الاستلام.

لام. سو باو وماريديل فريار وديفيد أ. يكتب توماس في "كيفية كتابة مراسلات تجارية من الدرجة الأولى" يجب عليك "تقديم مطالبتك بدقة وبلباقة" وأنه من الأفضل "تجنب التهديدات أو الاتهامات أو تلميحات محجبة عما ستفعله إذا لم يتم حل المسألة حالا."

اللطف يقطع شوطا طويلا في عالم خدمة العملاء ، لذلك من الأفضل أن نناشد إنسانية المتلقي من قبل توضح كيف أثرت المشكلة عليك شخصيا بدلا من التهديد بمقاطعة الشركة أو التشهير بها اسم. تقع الحوادث وتُرتكب أخطاء - لا يوجد سبب لعدم التحضر.