كيفية كتابة خطاب توصية

جاري الكتابة رسالة توصية هي مسؤولية كبيرة يمكن أن تحدد مستقبل الموظف أو الطالب أو الزميل أو أي شخص آخر تعرفه.

تتبع خطابات التوصية أ الشكل والتخطيط النموذجي، لذلك من المفيد أن نفهم ما يجب تضمينهوأشياء يجب تجنبها وكيفية البدء. سواء كنت تطلب خطابًا أو تكتب خطابًا ، فإن بعض النصائح المفيدة ستجعل العملية أسهل كثيرًا.

عند كتابة توصية ، من المهم صياغة حرف أصلي فريد للشخص الذي توصي به. لا يجب عليك أبدًا نسخ النص مباشرة من نموذج رسالة - وهذا يعادل نسخ السيرة الذاتية من الإنترنت - حيث يجعلك أنت وموضوع توصيتك تبدو سيئة.

لجعل توصيتك الأصلية و فعال، حاول تضمين أمثلة محددة لإنجازات أو نقاط قوة الموضوع كأكاديمي أو موظف أو زعيم.

اجعل تعليقاتك موجزة ومباشرة. يجب أن تكون رسالتك أقل من صفحة واحدة ، لذا قم بتحريرها إلى بضعة أمثلة تعتقد أنها ستكون الأكثر فائدة.

قد ترغب أيضًا في التحدث مع الشخص الذي توصي به بشأن احتياجاته. هل يحتاجون إلى خطاب يبرز أخلاقيات العمل؟ هل يفضلون رسالة تتناول جوانب إمكاناتهم في منطقة معينة؟

لا تريد أن تقول أي شيء غير صحيح ، ولكن معرفة نقطة التركيز المطلوبة يمكن أن يلهم محتوى الرسالة.

يوضح نموذج الرسالة أدناه ما يمكن تضمينه في مرجع مهني أو توصية توظيف. يتضمن مقدمة قصيرة تسلط الضوء على نقاط قوة الموظف ، وبعض الأمثلة ذات الصلة في الفقرتين الرئيسيتين ، وإغلاق بسيط.

ستلاحظ أن المُقدمة تقدم معلومات محددة حول الموضوع وتركز بشدة على نقاط قوتها. وتشمل هذه المهارات الشخصية القوية ومهارات العمل الجماعي وقدرات القيادة القوية.

يتضمن المُوصي أيضًا أمثلة محددة على الإنجازات (مثل زيادة الأرباح). الأمثلة مهمة وتضيف شرعية للتوصية.

لاحظ أيضًا أن هذه الرسالة تشبه خطاب المقدمة الذي قد ترسله مع سيرتك الذاتية. يحاكي التنسيق رسالة غلاف تقليدية ويتم تضمين العديد من الكلمات الرئيسية المستخدمة لوصف مهارات العمل القيمة.

حاول توجيه الرسالة إلى الشخص المحدد الذي سيقرأها إن أمكن. تريد أن تكون الرسالة شخصية.

إلي من يهمه الامر:
هذه الرسالة هي توصيتي الشخصية لكاثي دوجلاس. حتى وقت قريب ، كنت المشرف المباشر في كاثي لعدة سنوات. لقد وجدتها ممتعة دائمًا ، حيث تتعامل مع جميع المهام بتفان وابتسامة. تعتبر مهاراتها الشخصية مثالية ويقدرها كل من يعمل معها.
إلى جانب كونها فرحة للعمل معها ، تعد كاثي شخصًا مسؤولًا قادرًا على تقديم أفكار إبداعية وتوصيل الفوائد. لقد نجحت في تطوير العديد من خطط التسويق لشركتنا والتي أدت إلى زيادة الإيرادات السنوية. خلال فترة ولايتها ، شهدنا زيادة في الأرباح تجاوزت 800000 دولار. كان الإيراد الجديد نتيجة مباشرة لخطط المبيعات والتسويق التي صممتها ونفذتها كاثي. ساعدنا العائد الإضافي الذي حصلت عليه على إعادة الاستثمار في الشركة وتوسيع عملياتنا في أسواق أخرى.
على الرغم من أنها كانت أحد الأصول لجهودنا التسويقية ، إلا أن كاثي كانت مفيدة للغاية في مجالات أخرى من الشركة. بالإضافة إلى كتابة وحدات تدريبية فعالة لممثلي المبيعات ، تولى كاثي دورًا قياديًا في اجتماعات المبيعات ، حيث ألهم وتحفيز الموظفين الآخرين. كما عملت مديرة مشروع للعديد من المشاريع الرئيسية وساعدت في تنفيذ عملياتنا الموسعة. لقد أثبتت ، في عدة مناسبات ، أنه يمكن الوثوق بها لتقديم مشروع مكتمل في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.
أوصي بشدة كاثي للتوظيف. إنها لاعبة في الفريق وستكون مصدر قوة كبير لأي منظمة.
بإخلاص،
شارون فيني ، مدير التسويق ABC Productions

لا تقل أهمية عند كتابة خطاب توصية عن معرفة ما يجب عدم تضمينه. ضع في اعتبارك كتابة مسودة أولى ، وأخذ قسط من الراحة ، ثم العودة إلى الرسالة لتحريرها. تحقق مما إذا لاحظت أيًا من هذه المزالق الشائعة.

لا تذكر العلاقات الشخصية. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تستخدم أحد أفراد الأسرة أو صديق. ابق العلاقة خارج الرسالة وركز بدلاً من ذلك على صفاتهم المهنية.

احتفظ بـ "الغسيل المتسخ" لنفسك. إذا لم تتمكن من التوصية بصراحة بموظف بسبب التظلمات السابقة ، فمن الأفضل رفض الطلب لكتابة خطاب.

حاول ألا تزين الحقيقة أيضًا. يثق الشخص الذي يقرأ رسالتك في رأيك المهني. فكر في الصدق الذي تتوقعه في الرسالة وقم بتعديل أي شيء قد يكون مفرطًا.

اترك المعلومات الشخصية. ما لم يكن ذلك متعلقًا بأداء شخص ما في العمل ، فهذا ليس مهمًا.

محاولة استخدام خط مكون من 12 نقطة إذا تمت طباعة الحرف لتسهيل قراءته. إذا كان يجب عليك تقليل الحجم لإبقاء الحرف في صفحة واحدة ، فلا تقل عن 10 نقاط.

استخدم الخطوط الأساسية أيضًا ، مثل Times New Roman أو Arial أو Helvetica أو Calibri أو Garamond.

استخدم مسافة واحدة مع مسافة بين الفقرات.