ما هي المذكرة؟ التعريف والأمثلة

مذكرة تعرف باسم أ مذكرة، هي رسالة قصيرة أو سجل يستخدم داخليًا الاتصالات في العمل. مرة واحدة الشكل الرئيسي للتواصل الداخلي المكتوب ، فقد تم استخدام المذكرات منذ تقديمها البريد الإلكتروني وأشكال أخرى من الرسائل الإلكترونية ؛ ومع ذلك ، فإن القدرة على كتابة مذكرات واضحة يمكن أن تخدمك بشكل جيد في كتابة رسائل البريد الإلكتروني التجارية الداخلية ، لأنها غالبًا ما تخدم نفس الغرض.

يمكن استخدام المذكرات للتواصل بسرعة مع جمهور واسع بشيء موجز ولكنه مهم ، مثل الإجرائي التغييرات ، زيادات الأسعار ، إضافات السياسة ، جداول الاجتماعات ، التذكيرات للفرق ، أو ملخصات شروط الاتفاقية ، لـ مثال.

تقول إستراتيجية الاتصالات باربرا ديجز براون أن المذكرة الفعالة "قصيرة ، مختصرامنظمة للغاية ولا تتأخر أبدًا. يجب أن يتوقع ويجيب على جميع الأسئلة التي قد يكون لدى القارئ. انها لا تقدم أبدا معلومات غير ضرورية أو مربكة ".

كن واضحًا ، ركز ، كن موجزًا ​​ولكن كاملًا. خذ نغمة احترافية واكتب كما لو أن العالم يمكنه قراءتها - أي عدم تضمين أي معلومات حساس للغاية بحيث لا يمكن للجميع رؤيته ، لا سيما في هذا العصر من النسخ واللصق أو "انقر و إلى الأمام."

ابدأ بالأساسيات: لمن مقالة - سلعة يتم تناوله والتاريخ وسطر الموضوع. ابدأ نص المذكرة بغرض واضح ، وحدد ما تريد أن يعرفه القراء ، واستنتج ما تريد أن يفعله القراء ، إذا لزم الأمر. تذكر أن الموظفين قد يقومون فقط بتخطي المذكرة عند الاستلام ، لذا استخدم فقرات قصيرة ، وعناوين فرعية ، وحيثما أمكن ، استخدم القوائم. هذه هي "نقاط الدخول" للعين حتى يتمكن القارئ من الرجوع بسهولة إلى جزء المذكرة الذي يحتاج إليه.

لا تنسى ذلك صحح بروفات الطباعة. يمكن أن تساعدك القراءة بصوت عالٍ في العثور على الكلمات التي تم إسقاطها ، والتكرار ، والجمل المحرجة.

فيما يلي نموذج لمذكرة داخلية من شركة نشر خيالية تبلغ الموظفين بالتغييرات القادمة في الجدول بسبب عطلة عيد الشكر. كان يمكن أن يرسل الإنتاج أيضًا مذكرات منفصلة إلى أقسام منفصلة أيضًا ، خاصة إذا كان هناك المزيد من التفاصيل التي يحتاجها كل قسم والتي لن تتعلق بالإدارات الأخرى.

إلى: جميع الموظفين

من: إي. سميث ، قائد الإنتاج

التاريخ: 1 نوفمبر 2018

الموضوع: تغيير جدول طباعة عيد الشكر

يود الإنتاج تذكير الجميع بأن عطلة عيد الشكر ستؤثر على مواعيد الطباعة لدينا هذا الشهر. ستحتاج أي صفحات مطبوعة يتم إخراجها عادةً إلى الطابعة عبر UPS يوم الخميس أو الجمعة خلال الأسبوع إلى الخروج في موعد أقصاه الساعة 00/15 يوم الأربعاء 21 نوفمبر.

المبيعات الإعلانية والأقسام التحريرية

• تأكد من أن أي شخص يرسل لك نصًا أو صورًا للنشر لن يكون في إجازة في الأسبوع التاسع عشر. حدد المواعيد النهائية مسبقًا لأي شيء قادم من الخارج.
• يرجى العلم أن مصممي التصوير الفوتوغرافي والرسومات الداخلية سيكون لديهم المزيد من العمل ووقت أقل للقيام بذلك ، لذا يرجى توجيه عملك إلى القسم المناسب في وقت أبكر من المعتاد.
• الرجاء عدم إرسال عمل "الاندفاع" في موعد أقصاه 16 نوفمبر. لا يمكن ضمان اكتمال أي عناصر قصيرة الأجل تحتاج إلى أسبوع عيد الشكر قبل المواعيد النهائية السابقة ويجب أن تذهب من خلال مكتب الجدولة للموافقة عليها قبل تخصيصها. كن مبكرًا بدلاً من ذلك.

أقسام التصوير والرسومات

• جميع أعضاء قسم الفن سيُسمح له بالعمل الإضافي خلال شهر نوفمبر حسب الحاجة للتعامل مع أزمة بداية موسم العطلات والمواعيد النهائية السابقة.

نشكرك مقدمًا ، جميعًا ، على مساعدتك في الحصول على المواد في أقرب وقت ممكن ونظرك لموظفي قسم الإنتاج.

فيما يلي مذكرة خيالية لإعداد اجتماع مع أعضاء فريق عائدون من معرض تجاري.

إلى: فريق المعرض التجاري

من: C.C. جونز ، مشرف تسويق

التاريخ: 10 يوليو 2018

الموضوع: اجتماع عودة المعرض التجاري

عند عودتك إلى العمل يوم الجمعة ، 20 يوليو ، من المعرض التجاري ، دعنا نخطط لاجتماع غداء ظهرًا في غرفة اجتماعات الجناح الشرقي لاستعراض كيفية سير العرض. دعنا نخطط لمناقشة ما نجح وما لم ينجح ، مثل:

• عدد أيام الحضور
• كمية وأنواع المواد التسويقية المقدمة
• يعرض كشك
• كيف تم تلقي الهبات
• موقع الجناح والمرور في أوقات مختلفة من اليوم
• ما أثار الاهتمام بالمارة
• مستويات التوظيف كشك

أعلم أنه عندما تعود من عرض تجاري ، لديك مليون شيء يمكنك متابعته ، لذلك سنبقي الاجتماع لمدة 90 دقيقة أو أقل. يرجى الحضور مع ملاحظاتك ونقدك البناء حول الجوانب التسويقية للمعرض. سيتم تغطية ملاحظات العملاء الحاليين والعملاء المحتملين الجدد في اجتماع منفصل مع فرق المنتج والمبيعات. شكرا لعملك في العرض.

ديجز براون ، باربرا. PR Styleguide. الطبعة الثالثة ، Cengage Learning ، 2012.