تنظيم ملفات الأنساب الخاصة بك

أكوام من نسخ السجلات القديمة والمطبوعات من مواقع الأنساب، ورسائل من زملائه الباحثين في علم الأنساب يجلسون في أكوام على المكتب ، في الصناديق ، وحتى على الأرض. يتم خلط بعضها مع الفواتير وأوراق أطفال المدارس. قد لا تكون أوراقك غير منظمة تمامًا - إذا طُلب منك شيء محدد ، فمن المحتمل أن تجدها ، ولكنها بالتأكيد ليست نظامًا لتقديم الملفات تصفه بأنه فعال.

صدق أو لا تصدق ، الحل بسيط مثل إيجاد نظام تنظيمي يناسب احتياجاتك وعاداتك البحثية ثم جعلها تعمل. قد لا يكون الأمر بسيطًا كما يبدو ، لكنه كذلك يكون قابلة للتنفيذ وستساعدك في النهاية على منعك من تدوير عجلاتك وتكرار البحث.

اسأل مجموعة من علماء الأنساب عن كيفية تنظيم ملفاتهم ، ومن المحتمل أن تحصل على العديد من الإجابات المختلفة مثل علماء الأنساب. هناك عدد من أنظمة تنظيم الأنساب الشائعة ، بما في ذلك المجلدات والدفاتر والملفات وما إلى ذلك ، ولكن لا يوجد حقًا نظام فردي "أفضل" أو "صيح." كلنا نفكر ونتصرف بشكل مختلف ، لذلك فإن أهم اعتبار في نهاية المطاف في إعداد نظام حفظ الملفات هو أنه يجب أن يناسب شخصيتك أسلوب. أفضل نظام تنظيمي دائمًا هو النظام الذي ستستخدمه.

مع تقدم مشروع علم الأنساب الخاص بك ، ستجد أن لديك العديد من المستندات الورقية لتقديمها لكل فرد تبحث عنه - سجلات المواليد، سجلات التعداد ، مقالات الصحف ، الوصايا ، المراسلات مع الباحثين الزملاء ، المطبوعات على موقع الويب ، إلخ. تكمن الحيلة في تطوير نظام حفظ الملفات الذي سيمكنك من وضع أصابعك بسهولة على أي من هذه المستندات في أي وقت.

تشمل أنظمة حفظ الأنساب شائعة الاستخدام ما يلي:

• حسب اللقب: يتم إيداع جميع الأوراق الخاصة بلقب فردي معًا.
• بالزوجين أو العائلة: يتم إيداع جميع الأوراق المتعلقة بالزوج والزوجة أو وحدة الأسرة معًا.
• حسب خط العائلة: يتم إيداع جميع الأوراق المتعلقة بخط عائلي معين معًا. يبدأ العديد من علماء الأنساب بالبدء بأربعة خطوط أسلاف من هذا القبيل - خط واحد لكل من أجدادهم.
• حسب الحدث: جميع الأوراق المتعلقة بنوع حدث معين (أي الميلاد ، الزواج ، التعداد، وما إلى ذلك) معًا.

بدءًا من أي من الأنظمة الأربعة المذكورة أعلاه ، يمكنك بعد ذلك تنظيم أوراقك بشكل أكبر في الفئات التالية:

• حسب الموقع: يتم تجميع الأوراق أولاً بواسطة أحد أنظمة حفظ الأنساب الأربعة المذكورة أعلاه ، ثم يتم تقسيمها حسب البلد أو الولاية أو المقاطعة أو البلدة لتعكس هجرة سلفك. على سبيل المثال ، إذا اخترت طريقة اللقب ، فستقوم أولاً بتجميع جميع أسلاف CRISP معًا ، و ثم قم بتقسيم الأكوام إلى CRISP في إنجلترا و North Carolina CRISPs و Tennessee يجعد.
• حسب نوع السجل: يتم تجميع الأوراق أولاً بواسطة أحد أنظمة حفظ الأنساب الأربعة المذكورة أعلاه ، ثم يتم تقسيمها أيضًا حسب نوع السجل (أي سجلات المواليد ، سجلات التعداد ، الوصاياوما إلى ذلك).

تتمثل الخطوة الأولى لبدء نظام تنظيمي في تحديد الشكل المادي الأساسي لإيداعك (لا تتراكم الأكوام!) - مجلدات الملفات أو دفاتر الملاحظات أو المجلدات أو أقراص الكمبيوتر.

• خزانة الملفات ومجلدات الملفات: تعتبر مجلدات الملفات ، التي ربما تكون الأداة التنظيمية الأكثر شيوعًا لعلماء الأنساب ، غير مكلفة ، ومحمولة جدًا ، وتحمل بسهولة أوراقًا من مختلف الأشكال والأحجام. ومع ذلك ، عند إسقاطها ، يمكن أن تصبح مجلدات الملفات في حالة من الفوضى - حيث يتم التخلص من الأوراق خارج الترتيب ، وربما في غير مكانها. تسهل مجلدات الملفات مراجعة المستندات ، ولكن يجب أن تكون مجتهدًا للتأكد من إعادة الورقة من حيث أتت. بمجرد إنشاء الكثير من الورق ، يصبح نظام مجلد الملفات أكثر مرونة وقابلية للتوسيع.
• المجلدات: إذا كنت شخصًا يحب حقًا الاحتفاظ بالأشياء معًا في مكان واحد ، فقد يكون تنظيم بيانات الأنساب المطبوعة في مجلدات خيارًا جيدًا لك. تعمل هذه الطريقة على توحيد سجلات الأنساب في شكل ورق عادي الحجم. المستندات التي لا ترغب في ثقبها بثلاثة ثقوب يمكن إضافتها بأكمام بولي بروبيلين. ملفات الربط محمولة ولا تتطلب خزانة ملفات ، ومع ذلك ، إذا قمت بإجراء الكثير من الأبحاث في علم الأنساب ، فقد تجد أن المجلدات تصبح معقدة في النهاية من تلقاء نفسها.
• أقراص الكمبيوتر والأقراص المضغوطة وأقراص DVD:النسخ أو مسح مستندات الأنساب إلى الكمبيوتر يمكن أن يوفر قدرًا كبيرًا من المساحة ، ويمكن للأنظمة التنظيمية المحوسبة تسريع المهام الشاقة إلى حد كبير مثل الفرز والإحالة المرجعية. كما تحسنت جودة الأقراص المضغوطة بشكل كبير ، من المفترض أنها تستمر إلى أجل غير مسمى في ظل ظروف التخزين المناسبة. ولكن ، هل سيكون لدى أحفادك 100 عام أو أكثر من الآن جهاز كمبيوتر يمكنه قراءتها؟ إذا اخترت استخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك كنظام تنظيمي أساسي ، ففكر أيضًا في عمل نسخ ونسخ من المستندات المهمة وحفظها.

بمجرد البدء في تنظيم فوضى الأنساب ، ربما ستجد أن مجموعة من طرق التخزين تعمل بشكل أفضل. بعض الناس ، على سبيل المثال ، يستخدمون مواد رابطة لتنظيم مجلدات العائلة ومجلدات "مثبتة" لإجراء أبحاث متنوعة حول الاتصالات غير المثبتة ، وأبحاث الحي أو المنطقة والمراسلات. من المهم أن تضع في اعتبارك أن المنظمة هي وستظل دائمًا قيد العمل.

لإعداد مجلدات الملفات واستخدامها لتنظيم سجلات الأنساب ، ستحتاج إلى المستلزمات الأساسية التالية:

1. خزانة الملفات أو صناديق الملفات ذات الأغطية. يجب أن تكون الصناديق قوية ، ويفضل البلاستيك ، مع حواف داخلية أفقية أو أخاديد للملفات المعلقة بحجم الرسالة.
2. مجلدات ملفات معلقة ملونة بحجم حروف باللون الأزرق والأخضر والأحمر والأصفر. ابحث عن علامات تبويب كبيرة. يمكنك أيضًا توفير القليل من المال هنا عن طريق شراء مجلدات ملفات معلقة خضراء قياسية بدلاً من ذلك واستخدام ملصقات ملونة لترميز الألوان.
3. مجلدات مانيلا. يجب أن يكون لها علامات تبويب أصغر قليلاً من مجلدات الملفات المعلقة ويجب أن تكون قد عززت القمم لتستمر من خلال الاستخدام المكثف.
4. أقلام. للحصول على أفضل النتائج ، استخدم قلمًا بنقطة رفيعة جدًا ورأس لباد وحبر أسود ودائم وخالي من الأحماض.
5. فسفورية. اشترِ أدوات التمييز باللون الأزرق الفاتح والأخضر الفاتح والأصفر والوردي (لا تستخدم اللون الأحمر لأنها داكنة جدًا). تعمل الأقلام الملونة أيضًا.
6. تسميات مجلدات الملفات. يجب أن تحتوي هذه الملصقات على شرائط زرقاء وخضراء وحمراء وصفراء على طول الجزء العلوي ولصق دائم على الظهر.

بمجرد تجميع المستلزمات الخاصة بك ، فقد حان الوقت لبدء مجلدات الملفات. استخدم مجلدات ملفات ملونة مختلفة لأنساب كل من أجدادك الأربعة - وبعبارة أخرى ، سيتم تمييز جميع المجلدات التي تم إنشاؤها لأجداد جد واحد بنفس اللون. الألوان التي تحددها متروك لك ، لكن اختيارات الألوان التالية هي الأكثر شيوعًا:

• الزرقاء - أسلاف جدك الأب (والد الأب)
• أخضر - أسلاف والدك جدة (أم الأب)
• RED - أسلاف جدك الأم (والد الأم)
• الأصفر - أسلاف جدتك الأم (أم الأم)

باستخدام الألوان كما هو موضح أعلاه ، قم بإنشاء مجلد منفصل لكل لقب ، وكتابة الأسماء في علامة تبويب الملف المعلق بإدراج علامة سوداء دائمة (أو طباعة إدخالات على طابعتك). ثم قم بتعليق الملفات بالترتيب الأبجدي في صندوق الملفات أو الخزانة حسب اللون (أي وضع البلوز أبجديًا في مجموعة ، والخضر في مجموعة أخرى ، وما إلى ذلك).

إذا كنت جديدًا في مجال علم الأنساب ، فقد يكون هذا كل ما عليك القيام به. إذا كنت قد تراكمت الكثير من الملاحظات والنسخ ، فقد حان الوقت لتقسيمها. هنا حيث تحتاج إلى اختيار الطريقة التي تريد بها تنظيم ملفاتك. الطريقتان الأكثر شيوعًا كما تمت مناقشتهما في الصفحة 1 من هذه المقالة هما:

1. بواسطة لقب (يتم تقسيمها حسب الحاجة حسب المنطقة و / أو نوع السجل)
2. بواسطة زوجين أو مجموعة عائلية

تعليمات التسجيل الأساسية هي نفسها لكل منها ، والفرق في المقام الأول في كيفية تنظيمها. إذا لم تكن متأكدًا بعد من الطريقة التي ستعمل بشكل أفضل بالنسبة لك ، فحاول استخدام طريقة اللقب لقب واحد وطريقة مجموعة العائلة لعائلة أو عائلتين. تعرف على أيهما يناسبك ، أو طور مجموعتك الخاصة من الاثنين.

أنشئ ورقة مجموعة عائلية لكل زوجين متزوجين مدرجين في مخطط نسبك. ثم قم بإعداد مجلدات مانيلا لكل عائلة من خلال وضع ملصق ملون على علامة تبويب مجلد الملفات. طابق لون الملصق مع لون خط العائلة المناسب. على كل تسمية اكتب أسماء الزوجين (باستخدام اسم البكر للزوجة) والأرقام من مخطط نسبك (معظم مخططات نسب تستخدم نظام ترقيم ahnentafel). مثال: James OWENS و Mary CRISP ، 4/5. ثم ضع مجلدات عائلة مانيلا في المجلدات المعلقة للحصول على اللقب واللون المناسبين ، مرتبة بالترتيب الأبجدي حسب الاسم الأول للزوج أو بترتيب رقمي بالأرقام من نسبك مخطط.

في الجزء الأمامي من كل مجلد مانيلا ، أرفق سجل مجموعة العائلة للعائلة ليكون بمثابة جدول محتويات. إذا كان هناك أكثر من زواج واحد ، فقم بعمل مجلد منفصل مع سجل مجموعة عائلية لكل زواج آخر. يجب أن يشتمل كل مجلد عائلي على جميع المستندات والملاحظات من وقت زواج الزوجين. يجب حفظ المستندات المتعلقة بالأحداث السابقة لزواجهم في مجلدات والديهم ، مثل شهادات الميلاد وسجلات تعداد الأسرة.

أولاً ، قم بفرز ملفاتك حسب اللقب ، ثم قم بإنشاء مجلدات مانيلا لكل نوع من أنواع السجلات التي يتم استخدامها لديك الأوراق عن طريق وضع علامة ملونة على علامة التبويب مجلد الملف ، مطابقة لون التسمية إلى لقب. اكتب على كل ملصق اسم اللقب متبوعًا بنوع السجل. مثال: CRISP: التعداد ، CRISP: سجلات الأراضي. ثم ضع مجلدات عائلة مانيلا في المجلدات المعلقة من أجل اللقب واللون المناسبين ، مرتبة ترتيبًا أبجديًا حسب نوع السجل.

أمام كل مجلد مانيلا ، قم بإنشاء وإرفاق جدول محتويات لفهرسة محتويات المجلد. ثم أضف جميع المستندات والملاحظات التي تتوافق مع اللقب ونوع السجل.