كيفية كتابة خطاب شكوى

إليك مشروع سيقدم لك العصف الذهني ويمنحك التدريب في الكتابة الجماعية. ستنضم إلى ثلاثة أو أربعة كتاب آخرين لتأليف أ رسالة شكوى (تسمى أيضا أ خطاب مطالبة).

سيكون أفضل موضوع لهذه المهمة هو الموضوع الذي تهتم به أنت والأعضاء الآخرين في مجموعتك. يمكنك الكتابة إلى مشرف قاعة الطعام للشكوى من جودة الطعام ، إلى مدرب يشكو من درجاته السياسات ، إلى المحافظ للشكوى من التخفيضات في ميزانية التعليم - مهما كان الموضوع الذي يجد أعضاء مجموعتك شيئًا مثيرًا للاهتمام جدير بالاهتمام.

ابدأ باقتراح مواضيع واطلب من أحد أعضاء المجموعة تدوينها كما هي. لا تتوقف عند هذه النقطة لمناقشة أو تقييم الموضوعات: ببساطة قم بإعداد قائمة طويلة من الاحتمالات.

بمجرد أن تملأ صفحة بالمواضيع ، يمكنك أن تقرر بينك أيها تريد الكتابة عنه. ثم ناقش النقاط التي تعتقد أنه يجب إثارتها في الرسالة.

مرة أخرى ، اطلب من أحد أعضاء المجموعة تتبع هذه الاقتراحات. ستحتاج رسالتك إلى شرح المشكلة بوضوح وإظهار سبب وجوب أخذ شكواك على محمل الجد.

في هذه المرحلة ، قد تكتشف أنك بحاجة إلى جمع معلومات إضافية لتطوير أفكارك بشكل فعال. إذا كان الأمر كذلك ، فاطلب من عضو أو عضوين في المجموعة إجراء بعض الأبحاث الأساسية وإعادة نتائجهم إلى المجموعة.

بعد جمع المواد الكافية لخطاب الشكوى ، قم باختيار عضو واحد لإعداد مسودة أولية. عند الانتهاء من ذلك ، يجب قراءة المسودة بصوت عالٍ حتى يتمكن جميع أعضاء المجموعة من التوصية بطرق لتحسينها من خلال المراجعة. يجب أن تتاح لكل عضو في المجموعة الفرصة لمراجعة الرسالة وفقًا لاقتراحات الآخرين.

لتوجيه المراجعة الخاصة بك ، قد ترغب في دراسة هيكل نموذج رسالة الشكوى التالية. لاحظ أن الرسالة تتكون من ثلاثة أجزاء مميزة:

• An المقدمة يحدد بوضوح موضوع الشكوى.
• أ فقرة نصية أن (أ) تشرح بوضوح وطبيعة طبيعة الشكوى و (ب) تزود القارئ بكل المعلومات اللازمة لتقديم رد مناسب.
• أ استنتاج التي تنص بوضوح على الإجراءات اللازمة لعلاج المشكلة.

آني جولي
110-سي وودهاوس لين
سافانا ، جورجيا 31419
1 نوفمبر 2007
السيد فريدريك روزكو ، الرئيس
شركة روزكو
14641 شارع بيتشتري
أتلانتا ، جورجيا 303030
عزيزي السيد روزكو:
في 15 أكتوبر 2007 ، استجابة لعرض تلفزيوني خاص ، طلبت Tasterel Toaster من شركتك. وصل المنتج عبر البريد ، على ما يبدو ، غير تالف ، في 22 أكتوبر. ومع ذلك ، عندما حاولت تشغيل محمصة Tressel في نفس المساء ، شعرت بالحزن عندما وجدت ذلك لا تفي بمطالبتك بتوفير "تصفيف شعر سريع وآمن ومحترف". بدلا من ذلك ، أضرت بشدة شعر.
بعد اتباع التعليمات "لإعداد المحمصة بعيدًا عن الأجهزة الأخرى على منضدة جافة" في حمامي ، أدخلت المشط الفولاذي وانتظرت 60 ثانية. ثم قمت بإزالة المشط من محمصة الخبز ، واتباع التعليمات الخاصة بـ "Venusian Curl" ، قمت بتمشيط المشط الساخن عبر شعري. ولكن بعد بضع ثوانٍ فقط ، شممت رائحة حرق الشعر ، لذلك قمت على الفور بوضع المشط مرة أخرى في محمصة الخبز. عندما فعلت ذلك ، طارت الشرارات من المخرج. وصلت لفصل محمصة الخبز ، لكنني فات الأوان: لقد انفجر فتيل. بعد بضع دقائق ، بعد استبدال المصهر ، نظرت في المرآة ورأيت أن شعري قد تم حرقه في عدة نقاط.
أنا أعيد محمصة Tressel (مع الزجاجة غير المفتوحة من شامبو Un-Do) ، وأتوقع استرداد كامل قدره 39.95 دولارًا ، بالإضافة إلى 5.90 دولارًا لتكاليف الشحن. بالإضافة إلى ذلك ، أرفق إيصالاً بالشعر المستعار الذي اشتريته وسأضطر إلى ارتدائه حتى ينمو الشعر التالف. من فضلك أرسل لي شيكًا بمبلغ 303.67 دولارًا لتغطية استرداد Tasterel Toaster وتكلفة شعر مستعار.
بإخلاص،
آني جولي

لاحظ كيف قدمت الكاتبة شكواها بالحقائق بدلاً من العواطف. الرسالة حازمة ومباشرة ولكنها محترمة ومهذبة.

قم بدعوة أحد أعضاء مجموعتك لقراءة رسالة الشكوى الخاصة بك والرد عليها كما لو كان قد استلمها للتو في البريد. هل الشكوى صوت صالح ويستحق أخذ على محمل الجد؟ إذا كان الأمر كذلك ، فاطلب من أعضاء المجموعة مراجعة وتعديل و صحح بروفات الطباعة الحرف مرة أخيرة ، باستخدام قائمة المراجعة التالية كدليل:

• هل تتبع رسالتك التنسيق القياسي الموضح في المثال أعلاه؟
• هل تتكون رسالتك من مقدمة وفقرة نصية وخاتمة؟
• هل تحدد فقرتك التمهيدية بوضوح ما تشتكي منه؟
• هل توضح فقرة جسدك بشكل واضح ومحدد طبيعة الشكوى؟
• في فقرة النص الأساسي ، هل زودت القارئ بكل المعلومات المطلوبة إذا كان عليه / عليها الاستجابة بفعالية لشكواك؟
• هل نقلت شكواك بهدوء وواضح ، بالاعتماد على الحقائق بدلاً من العواطف؟
• هل قمت بتنظيم المعلومات بوضوح في فقرة جسمك بحيث تؤدي جملة واحدة منطقيا إلى الأخرى؟
• في استنتاجك ، هل حددت بوضوح الإجراء (الإجراءات) التي تريد أن يتخذها القارئ؟
• هل قمت بتدقيق الرسالة بعناية؟