رسائل توصية في أظرف موقعة ومختومة

غالبًا ما تتطلب مدارس الدراسات العليا والجامعية على حد سواء أن يقوم الطلاب المحتملين بتضمين خطابات توصية معهم التطبيقات. في خطوة إلى الأمام ، تتطلب العديد من برامج الدراسات العليا توقيع المظروف الذي يحتوي على الرسالة وختمه من قِبل الكاتب الذي أصدر التوصية.

بينما يطلب الطلاب غالبًا من الأشخاص الذين يكتبون هذه الرسائل أن يعيدوا التوصيات ، كل في مظروف منفصل وموقع ومختوم ، يتساءل الكثيرون أيضًا عما إذا كان السؤال كبيرًا عن الموجهين. هل تنظيم كل هذه الأعمال الورقية غير معقول؟ الجواب القصير هو لا." الأظرف الموقعة والمختومة مطلوبة إلى حد كبير من أجل ضمان بقاء محتويات هذه الرسائل خاصة.

بالنسبة لمعظم المؤسسات الأكاديمية التي تتطلب خطابات توصية ، من المتوقع ألا يكون الطلاب مطلعين على محتوياتها. تقليديا ، تتطلب البرامج أن يقدم أعضاء هيئة التدريس رسائل توصية بشكل مستقل عن الطلاب أو نقلهم فقط إلى الطلاب في مظاريف مختومة موقعة.

مشكلة طلب أحد أعضاء هيئة التدريس لإرسال توصيات مباشرة إلى مكتب القبول هو احتمال فقدان الرسالة. إذا اختار الطالب هذا المسار ، فيجب عليه بالتأكيد المتابعة مع مكتب القبول للتأكد من وصول جميع الرسائل المتوقعة.

الخيار الثاني هو أن يقوم أعضاء هيئة التدريس بتسليم رسائل التوصية الخاصة بهم مباشرة إلى الطالب ، مع ذلك يجب أن تظل الرسائل سرية ، وتتطلب لجان القبول أن يتم ختم الأظرف من قبل عضو هيئة التدريس الذي يجب أن يثبت ذلك توقيعه أو توقيعها على الختم (مما يجعله واضحًا إذا كان الطالب قد حاول فتح الظرف ، إما لقراءة أو تغييره محتويات).

يفضل كثير من ضباط القبول أن تصل الطلبات كاملة ، مع توصيات هيئة التدريس في الحزمة. معظم أعضاء هيئة التدريس يدركون هذا منذ فترة طويلة العملية المفضلة الرسمية لتقديم الطلبات ولا تنظر في طلب مغلف موقّع ومختوم بفرض. ومع ذلك ، يمكن للطالب أن يسهل الأمر من خلال إعداد مظروف لكل برنامج يتقدم إليه ، ولصق نموذج التوصية مع أي مادة ذات صلة في الظرف.

في الآونة الأخيرة ، أصبحت التطبيقات الإلكترونية شائعة بشكل متزايد ، مما قد يجعل هذه العملية برمتها قديمة. بدلاً من الإشارة التقليدية والختم والتسليم ، سيقوم الطالب بإكماله الطلب عبر الإنترنت ، ثم أرسل الشخص الذي يكتب خطاب التوصية عبر الإنترنت تقديم الرابط. يتم إخطار الطلاب في حالة تلقي الرسائل وتوقيتها ، وسيكون بإمكانهم الاتصال بأعضاء هيئة التدريس الذين لم يتم استلام رسائلهم كما هو متوقع.

بعد قول كل شيء وفعله ، من المهم إرسال خطاب التوصية وحزمة التسجيل الكاملة على الطلاب أن يأخذوا الوقت الكافي لشكر الشخص الذي كتب رسائل التوصية الخاصة به وساعده في تقديم الطلب معالجة. ملاحظة الشكر كافية بشكل عام ، على الرغم من أن هدية رمزية صغيرة مناسبة - على الرغم من أنها غير مطلوبة - قد تكون مع ذلك موضع تقدير.