مثل الحياة نفسها ، يمكن للكتابة في بعض الأحيان أن تكون فوضوية ومحبطة الصعب. ولكن يمكنك أن تجعل حياتك العملية أسهل قليلاً التحرير مع مراعاة هذه المبادئ. الأمر بسيط: سواء كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا من سطرين أو تقريرًا مكونًا من 10 صفحات ، توقع احتياجات قرائك وتذكر الرسائل الأربعة: كن واضحًا وموجزًا ومراعاةً وصحيحًا.
تبني "أنت موقف".
وهذا يعني النظر إلى موضوع من وجهة نظر القراءمع التأكيد على ما هم تريد أو تريد أن تعرف.
- مثال: لقد طلبت إرسال طلبك اليوم.
- مراجعة: سوف تتلقى طلبك بحلول يوم الأربعاء.
ركز على حقيقة موضوع.
لا تدفن كلمة رئيسية بإسقاطها في عبارة تتبع موضوعًا ضعيفًا.
- مثال: سيبدأ تنفيذ الحملة التسويقية الجديدة في 1 يونيو.
- مراجعة: ستبدأ الحملة التسويقية الجديدة في 1 يونيو.
اكتب بنشاط ، وليس بشكل سلبي.
حيثما كان ذلك مناسبًا ، ضع هدفك مقدمًا واجعله فعل شيئا ما. الصوت النشط عموما يعمل بشكل أفضل من السلبي لأنه أكثر مباشرة وأكثر إيجازًا وأسهل للفهم. (لكن ليس دائما.)
- مثال: تمت مراجعة اقتراحك في اجتماعنا في 1 أبريل ، وتم تقديمه على الفور إلى المطورين.
- مراجعة: لقد راجعنا اقتراحك في 1 أبريل وقدمناه على الفور للمطورين.
قص الكلمات والعبارات غير الضرورية.
قد تشتت التعبيرات الكلامية القراء ، لذلك قطع الفوضى.
- مثال: أكتب هذه المذكرة لأنني أريد أن أشكركم جزيل الشكر على تنظيم البيت المفتوح الذي عقد يوم الخميس الماضي.
- مراجعة: شكرا جزيلا لتنظيم البيت المفتوح يوم الخميس الماضي.
لا تترك الكلمات الرئيسية.
أن تكون واضح بالإضافة إلى الإيجاز ، نحتاج أحيانًا أضف كلمة أو كلمتين.
- مثال: سقيفة التخزين هي الخطوة الأولى.
- مراجعة: فتح قفل سقيفة التخزين هو الخطوة الأولى.
لا تنس أخلاقك.
هنا حيث يجري تراعي ادخل. إذا قلت "من فضلك" و "شكرًا لك" عند التحدث مع الزملاء ، قم بتضمين هذه الكلمات في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أيضًا.
- مثال: أرسل لي تقرير المصطلحات قبل أن تعود إلى المنزل.
- مراجعة: من فضلك أرسل لي تقرير المصطلحات قبل العودة إلى المنزل.
تجنب التعبيرات القديمة.
ما لم تستمتع بالصوت المزعج في الطباعة ، ابتعد عن الكلمات والعبارات الموجودة أبدا مستخدم في المحادثة - "مرفق طيه" ، "هذا هو لإرشادك" ، "حسب طلبك".
- مثال: مرفق طيه للرجوع إليكم نسخة مكررة من الوثيقة المذكورة أعلاه.
- مراجعة: وقد أرفقت نسخة من العقد.
ضع حدًا للكلمات الرائجة والكلمات الطنانة.
التعبيرات العصرية تميل إلى ارتداء الترحيب بهم بسرعة. كما سبق للشركات المصطلحات. ابذل قصارى جهدك للكتابة مثل بشري.
- مثال: في نهاية المطاف ، يجب أن نيسر الفرص للموظفين لتقديم مدخلات حول أفضل الممارسات.
- مراجعة: دعونا نشجع الناس على تقديم اقتراحات.
افصل المعدلات الخاصة بك.
التراص يعني تراكم الصفات التعريفية قبل الإسم؛ المعادل اللفظي لازدحام المرور. قد توفر سلاسل الأسماء الطويلة كلمة أو كلمتين ، ولكنها قد تحير قرائك أيضًا.
- مثال: تلسكوب الفضاء واسع النطاق كاميرا الكواكب أداة تعريف فريق الكاميرا الأرضية المشحونة كاميرا الجهاز (من عالم جديداستشهد بها ماثيو ليندسي ستيفنز في الدقة في الأسلوب العلمي, 2007)
- مراجعة: هاه؟
صحح بروفات الطباعة.
أخيرًا ، هناك صحة: تأكد دائما تحقق من عملك، بغض النظر عن مدى جودة تعتقد أنك حصلت على خدمات العملاء الأخرى.
- مثال:: عندما تكون في عجلة من أمرك ، من السهل جدًا ترك الكلمات.
- مراجعة: عندما تكون في عجلة من أمرك ، من السهل جدًا ترك الكلمات.