تعليمات الكتابة: التعريف والأمثلة

في كتابة الاعمال, كتابة تقنيةوأشكال أخرى من تكوين, تعليمات هي اتجاهات مكتوبة أو منطوقة لتنفيذ إجراء أو أداء مهمة. ويسمى أيضا كتابة مفيدة.

عادة ما تستخدم التعليمات خطوة بخطوة وجهة نظر الشخص الثاني (أنت ، لك ، لك). عادة ما يتم نقل التعليمات في الصوت النشط والمزاج الحتمى: مخاطبتكم الجمهور مباشرة.

غالبًا ما تتم كتابة التعليمات في شكل رقم قائمة حتى يتمكن المستخدمون من التعرف بوضوح على تسلسل المهام.

تتضمن التعليمات الفعالة عادةً العناصر المرئية (مثل الصور والرسوم البيانية والمخططات الانسيابية) التي توضح وتوضح نص. قد تعتمد التعليمات الموجهة للجمهور الدولي تماما على الصور ومألوفة حرف او رمز. (تسمى هذه تعليمات بدون كلمات.)

"التعليمات الجيدة لا لبس فيها ومفهومة وكاملة ومتسقة وفعالة." (جون م. بنروز وآخرون الاتصالات التجارية للمديرين: نهج متقدم، الطبعة الخامسة. طومسون ، 2004)

الجانب الأفتح من التعليمات: دليل المتوفى مؤخرا

جونو: حسنًا ، هل كنت تدرس الدليل؟
آدم: حسنا ، لقد حاولنا.
جونو: يقول فصل الواجهة المتوسطة حول المطاردة كل شيء. أخرجهم بأنفسكم. إنه منزلك. البيوت المسكونة ليست سهلة المنال.

instagram viewer

باربرا: حسنًا ، نحن لا نحصل عليه تمامًا.
جونو: سمعت. مزق وجوهك على الفور. من الواضح أنه لا فائدة من سحب رؤوسك أمام الناس إذا لم يتمكنوا من رؤيتك.
آدم: يجب أن نبدأ ببساطة أكثر بعد ذلك؟
جونو: ابدأ ببساطة ، افعل ما تعرفه ، استخدم مواهبك ، تدرب. كان يجب أن تدرس هذه الدروس منذ اليوم الأول. (سيلفيا سيدني ، أليك بالدوين ، وجينا ديفيس بيتلجوس, 1988)

"تميل التعليمات إلى اتباع نمط ثابت خطوة بخطوة ، سواء كنت تصف كيفية صنع القهوة أو كيفية تجميع محرك سيارات. فيما يلي الميزات الأساسية للتعليمات:

• محددة ودقيقة عنوان
• المقدمة بمعلومات أساسية
• قائمة الأجزاء والأدوات والشروط المطلوبة
• خطوات مرتبة بالتسلسل
• الرسومات
• معلومات السلامة
• استنتاج يشير إلى اكتمال المهمة

الخطوات المرتبة بالتسلسل هي محور مجموعة من التعليمات ، وعادةً ما تشغل مساحة كبيرة من المستند. "
(ريتشارد جونسون شيهان ، الاتصالات التقنية اليوم. بيرسون ، 2005)

1. استخدم جمل قصيرة وفقرات قصيرة.
2. رتب نقاطك بترتيب منطقي.
3. أدلي ببياناتك محدد.
4. استخدم ال فعل أمر.
5. ضع أهم عنصر في كل جملة في البداية.
6. قل شيئًا واحدًا في كل جملة.
7. اختر كلماتك بعناية ، وتجنب المصطلحات والمصطلحات الفنية إذا استطعت.
8. أعط مثال أو القياس، إذا كنت تعتقد أن عبارة قد تحير القارئ.
9. تحقق من المسودة المكتملة لمنطق العرض.
10. لا تتجاهل الخطوات أو تتخذ اختصارات.

(مقتبس من الكتابة بدقة بواسطة جيفرسون د. بيتس. البطريق ، 2000)

"يمكن أن تكون التعليمات إما مستندات قائمة بذاتها أو جزءًا من مستند آخر. في كلتا الحالتين ، فإن الخطأ الأكثر شيوعًا هو جعلها معقدة للغاية بالنسبة للجمهور. ضع في اعتبارك بعناية المستوى الفني لقرائك. استعمال مسافة بيضاءوالرسومات وعناصر التصميم الأخرى لجعل التعليمات جذابة. الأهم من ذلك ، تأكد من تضمين إشارات التحذير والتحذير والخطر قبل الخطوات التي تنطبق عليها ".
(وليام صنبورن فايفر ، دليل الجيب للاتصال التقني، الطبعة الرابعة. بيرسون ، 2007)

لتقييم دقة ووضوح مجموعة من التعليمات ، قم بدعوة فرد أو أكثر لاتباع توجيهاتك. راقب تقدمهم لتحديد ما إذا تم إكمال جميع الخطوات بشكل صحيح في فترة زمنية معقولة. بمجرد اكتمال الإجراء ، اطلب من مجموعة الاختبار هذه الإبلاغ عن أي مشاكل قد واجهتها وتقديم توصيات لتحسين التعليمات.