لا يمكنك العثور على المعلومات على الإنترنت وليس لديك الوقت أو المال لزيارة المحكمة. ليس هناك أى مشكلة! يمكن أن يؤدي استخدام الخدمة البريدية لطلب المستندات والسجلات والمعلومات الأخرى عن عائلتك إلى توفير ساعات من وقتك. نعيات من المكتبة ، شهادات الميلاد من مكتب السجلات الحيوية, الوصايا من المحكمة ، والزواج من الكنيسة ليست سوى بعض من العديد من السجلات المتاحة عن طريق البريد.
ما هي سياسات طلب البحث؟
تكمن الحيلة في الحصول على المعلومات عن طريق البريد في التعرف على سجلات وسجلات المحفوظات والمستودعات في المنطقة التي عاش فيها أسلافك. الأسئلة التي تحتاج إلى طرحها قبل طلب نسخ بالبريد تشمل:
- هل يمكن إرسال نسخ من المستندات بالبريد؟
- ما هي السجلات المتاحة؟ لأي فترات زمنية؟
- هل تم فهرسة السجلات؟
- هل يمكن الحصول على فهارس لقب معين عن طريق البريد؟
- ما هي تكاليف الحصول على نسخ؟
- هل هناك رسوم إضافية لطلب نسخ بالبريد عن طريق الزيارة الشخصية؟
- اي نوع من طرق الدفع تقبل؟
- هل يمكن إرسال الطلبات عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني؟
- هل هناك حاجة إلى اقتباس كامل (الاسم الدقيق ، التاريخ ، إلخ) ، أم يمكن إجراء عمليات البحث؟
- ما هو متوسط الوقت المستغرق لطلبات الأنساب؟
الفهارس هي المفتاح
لتسهيل طلب سجلات الأنساب عن طريق البريد ، يساعد أولاً في الوصول إلى أي فهارس منشورة. تعمل الفهارس على تسهيل تحديد موقع اسم العائلة الخاص بك ، والتحقق من أقارب آخرين محتملين يعيشون في المنطقة ، واستكشاف الاختلافات الإملائية المحتملة. كما أنها تتيح لك بسهولة طلب مستندات محددة مع ذكر حجم ورقم الصفحة أو الشهادة. العديد من المرافق لا تملك الموارد اللازمة لإجراء أبحاث الأنساب ، ولكن معظمها يسعد بتقديمها نسخ من المستندات عند تزويدها بمعلومات المصدر المحددة التي يتم الحصول عليها من خلال الفهرس.
تم فهرسة العديد من سندات الأراضي والسجلات الحيوية وسجلات الهجرة والوصايا ويمكن الحصول عليها باستخدام الميكروفيلم من خلال منطقتك المحلية مركز تاريخ العائلة أو عبر الإنترنت من خلال البحث العائلي. يمكنك أيضًا الكتابة إلى المنشأة (مثل مكتب الأعمال) مباشرةً وطلب نسخ من الفهارس للحصول على اسم عائلة أو إطار زمني محدد. ومع ذلك ، لن توفر جميع المستودعات هذه الخدمة.
تتوافق مع الثقة
ما لم تكن تخطط لإرسال طلب واحد فقط ، من المفيد استخدام نموذج يسمى سجل المراسلات تساعدك على تتبع الطلبات التي ترسلها ، والردود التي تتلقاها ، والمعلومات التي لديك تم الحصول عليها. استخدم سجل المراسلات لتسجيل تاريخ طلبك ، واسم الشخص أو الأرشيف الذي تقابله ، والمعلومات المطلوبة. عندما تتلقى رداً ، دوِّن التاريخ والمعلومات الواردة.
عند طلب المعلومات والمستندات عن طريق البريد ، اجعل طلباتك مختصرة ودقيقة. حاول ألا تطلب أكثر من سجل أو سجلين لكل معاملة ما لم تكن قد قمت مسبقًا بالتسجيل مع الشخص الذي يتعامل مع طلبك. تتطلب بعض التسهيلات معالجة كل طلب فردي في معاملة منفصلة ، بينما يقوم الآخرون بكل سرور بنسخ 24 وثيقة لك. قم بتضمين الدفع ، إذا كان مطلوبًا ، مع خطابك. إذا لم يكن الدفع مطلوبًا ، فمن الجيد دائمًا تقديم تبرع. المكتبات ، ومجتمعات الأنساب ، والكنائس ، خاصة ، تقدر هذه الإيماءة. قد ترسل لك بعض المستودعات فاتورة بعد تلقي طلبك الأولي ، بناءً على العدد الفعلي للنسخ التي تتطلبها المستندات التي طلبتها. في معظم الحالات ، سيتعين عليك حينئذٍ إرسال الدفعة قبل استلام النسخ.
نصائح لضمان الاستجابة
للحصول على أفضل فرص لتشجيع الاستجابة الناجحة لطلباتك:
- اجعل رسالتك قصيرة وبسيطة. حدد المعلومات التي تحتاجها وقم بتضمين المعلومات الأساسية التي قد تساعد شخصًا ما في العثور على إجابة لطلبك.
- تضمين تهجئات الأسماء البديلة والألقاب وما إلى ذلك. بموجبها يمكن العثور على أي سجلات.
- تضمين دائمًا مغلف مختوم ذاتيًا (SASE)
- قم بتضمين اسمك وعنوانك على الرسالة ، وكذلك SASE
- ضمّن عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك مع رسالتك. يسمح هذا للشخص الذي يتعامل مع طلبك بالاتصال بك سريعًا إذا كانت لديه أية أسئلة.
- كن مهذبا ولطفا. "الرجاء" و "شكرا" تقطع شوطا طويلا.
- قم بتدقيق رسالتك حول قواعد اللغة والتهجئة ، والتأكد من أن طلبك سهل الفهم وأنك قمت بتضمين أسماء وتواريخ وأماكن دقيقة.
- احتفظ بنسخة من رسالتك ، على الأقل حتى تتلقى ردًا ، وسجل ذلك في سجل المراسلات الخاص بك.
يمكن إجراء الكثير من أبحاث الأنساب الخاصة بك بنجاح عن طريق البريد طالما كنت تقوم بأداء واجبك ، وتكون مهذبة ومراعية في جميع مراسلاتك ، وتتبع نتائجك بشكل جيد. صيد سعيد!