كيف تكتب رسالة شكر احترافية

الغرض من خطابات الإقرار هو تقديم دليل على أنك تلقيت مستندات معينة أو نوعًا معينًا من الطلبات. غالبًا ما يتم استخدام خطابات الإقرار في أي شيء يتعلق بعملية قانونية.

كما هو الحال مع أي مراسلات تجارية أو مهنية ، يجب أن تبدأ رسالتك ببعض العناصر المحددة والمتوقعة:

1. اسمك وعنوانك والتاريخ في أعلى اليمين
2. اسم الشخص الذي توجه إليه الرسالة في أعلى اليسار على السطر الموجود أسفل عنوانك
3. اسم الشركة (إذا كان ذلك مناسبًا)
4. عنوان الشركة أو الفرد
5. سطر موضوع يوضح باختصار غرض الرسالة بالخط العريض (مثل "القضية القانونية رقم 24")
6. تحية افتتاحية ، مثل "عزيزي السيد سميث"

عندما تبدأ خطاب الإقرار ، ابدأ بجملة موجزة توضح أن هذه بالفعل رسالة إفادة. تتضمن بعض العبارات التي يمكنك استخدامها ما يلي:

• أقر بموجب هذا باستلام المستندات التالية ...
• أقر باستلام ...
• سوف نتأكد من أن الشخص المسؤول يتلقى هذه المواد فور عودته إلى المكتب.

يجب أن يتضمن الجزء المتبقي من الرسالة النص الأساسي ، حيث تشرح في فقرة أو فقرتين ما تعترف به تحديدًا. في نهاية نص الرسالة ، يمكنك تقديم المساعدة إذا لزم الأمر ، مثل: "إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة ، من فضلك لا تتردد في الاتصال بي. "إنهاء الرسالة بإغلاق قياسي ، مثل:" مع خالص التقدير ، السيد جو سميث ، XX حازم."

قد يكون من المفيد عرض نموذج لرسالة بريد إلكتروني. لا تتردد في نسخ التنسيق أدناه لخطاب التقدير الخاص بك. على الرغم من أنها لا تطبع على هذا النحو في هذه المقالة ، لاحظ أنه يجب عليك بشكل عام جعل عنوانك وتاريخ التدفق صحيحًا.

جوزيف سميث
شركة اكمي التجارية
5555 س. شارع رئيسي
في أي مكان ، كاليفورنيا 90001
25 مارس 2018
إعادة:القضية القانونية رقم 24
العزيز ______:
لأن السيد دوغ جونز خارج المكتب خلال الأسبوعين المقبلين ، أقر باستلام رسالتك بتاريخ 20 مارس 2018. وسيتم إطلاعه عليه فور عودته.
إذا كنت قد حصلت على أي مساعدة أثناء غياب السيد جونز ، فلا تتردد في الاتصال.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
جوزيف سميث

وقع على الرسالة تحت الختام "لك بصدق" فوق اسمك مباشرة.

يوفر خطاب الإقرار وثائق بأنك تلقيت الخطاب أو الأمر أو الشكوى من الطرف الآخر. إذا أصبح الأمر خلافًا قانونيًا أو تجاريًا ، فإن خطاب الإقرار الخاص بك يظهر دليلاً على أنك استجبت للطلب من الطرف الآخر.

إذا لم تكن على دراية بنمط خطاب العمل ، خصص وقتًا لتعلم التنسيق الأساسي للكتابة رسائل عمل، ومراجعة أنواع مختلفة من رسائل الأعمال. سيساعدك ذلك على تحسين مهاراتك لأغراض تجارية معينة مثل الاستفسارات, تعديل المطالباتوالكتابة تغطي الرسائل.